KI-Telefonassistent oder Telefonservice: Was kostet was?
Wer Anrufe nicht mehr selbst annehmen kann, hat drei Möglichkeiten: eigene Mitarbeitende, einen externen Telefonservice oder einen KI-Telefonassistenten. Dieser Ratgeber zeigt, wie die Modelle abrechnen und wie Sie Offerten fair vergleichen.
Warum ein direkter Preisvergleich schwierig ist
Telefonservices und KI-Telefonassistenten rechnen unterschiedlich ab. Die Preise externer Telefonservices unterscheiden sich zudem stark nach Anbieter, Servicezeiten und Leistungsumfang. Wir nennen deshalb keine Fremdpreise, sondern zeigen, welche Grössen Sie kennen müssen, um zwei Offerten vergleichbar zu machen.
Die wichtigste Grösse ist Ihr eigenes Anrufvolumen: wie viele Anrufe pro Monat, wie lange sie im Schnitt dauern und zu welchen Zeiten sie eingehen. Diese Zahlen finden Sie in der Regel in der Anrufliste Ihrer Telefonanlage oder bei Ihrem Telefonanbieter.
Wie externe Telefonservices typischerweise abrechnen
Die Modelle sind je nach Anbieter verschieden. Achten Sie in Offerten auf diese Bausteine:
- Grundgebühr pro Monat, oft mit einem enthaltenen Kontingent.
- Abrechnung pro Anruf oder pro Minute für alles, was über das Kontingent hinausgeht.
- Zuschläge für Randzeiten, Wochenenden oder Feiertage.
- Zusatzleistungen wie Terminvereinbarung, Weiterleitung oder Auftragserfassung, die separat verrechnet werden können.
Fragen Sie bei jeder Offerte nach, welche dieser Bausteine anfallen, und rechnen Sie mit Ihrem realen Volumen, nicht mit dem Einstiegspreis.
Wie Callwise abrechnet
Callwise rechnet mit Monatspaketen und Inklusivminuten ab. Dazu kommt einmalig ein Setup, in dem wir den Assistenten einrichten, an Ihre Systeme anbinden und testen. Alle Pakete sind monatlich kündbar.
| Paket | pro Monat | Inklusivminuten | weitere Minuten | Setup einmalig |
|---|---|---|---|---|
| Starter | ab CHF 350 | ca. 1’000 | CHF 0.35 | CHF 800 |
| Professional | ab CHF 850 | ca. 3’000 | CHF 0.30 | CHF 1’500 |
| Scale | ab CHF 1’800 | ca. 6’000 | CHF 0.25 | ab CHF 2’500 |
Preise zuzüglich allfälliger Mehrwertsteuer. Details finden Sie auf der Preisseite.
Rechenbeispiele
Beispiel 1: kleiner Betrieb
Angenommen, Ihr Betrieb erhält 400 Anrufe pro Monat, die im Schnitt 2 Minuten dauern. Das sind 800 Minuten pro Monat und damit innerhalb des Pakets Starter.
- Erstes Jahr: 12 × CHF 350 + CHF 800 Setup = CHF 5’000
- Pro Anruf im ersten Jahr: CHF 5’000 / 4’800 Anrufe = rund CHF 1.04
- Ab dem zweiten Jahr ohne Setup: CHF 4’200 pro Jahr, also ca. CHF 0.88 pro Anruf
Beispiel 2: Betrieb mit viel Telefonverkehr
Angenommen, es sind 1’200 Anrufe pro Monat mit durchschnittlich 2.5 Minuten. Das ergibt 3’000 Minuten und passt ins Paket Professional.
- Erstes Jahr: 12 × CHF 850 + CHF 1’500 Setup = CHF 11’700
- Pro Anruf im ersten Jahr: CHF 11’700 / 14’400 Anrufe = rund CHF 0.81
Rechnen Sie dieselben Zahlen mit der Offerte Ihres Telefonservice durch. Erst dann sehen Sie, welches Modell bei Ihrem Volumen günstiger ist.
Was nicht in der Rechnung steht
- Erreichbarkeit: Ein KI-Telefonassistent nimmt auch abends, am Wochenende und bei besetzter Leitung ab. Bei einem Telefonservice hängt das von den vereinbarten Servicezeiten ab.
- Ergebnis im System: Lena überträgt Anliegen strukturiert in Ihren Kalender, Ihr CRM, per E-Mail oder, wenn Sie bexio nutzen, direkt in bexio. Bei vielen Telefonservices erhalten Sie eine Notiz, die jemand weiterverarbeiten muss.
- Wissen über Ihren Betrieb: Lena antwortet aus einer Wissensdatenbank, die wir mit Ihnen aufbauen. Was dort nicht steht, beantwortet sie nicht, sondern nimmt einen Rückrufwunsch auf.
- Anpassungen: Neue Abläufe nach dem Go-live werden bei Callwise nach vorher abgestimmtem Aufwand verrechnet. Fragen Sie auch beim Telefonservice, was Änderungen kosten.
Wann ein Telefonservice die bessere Wahl ist
Ein Mensch am Telefon ist dann sinnvoll, wenn Gespräche viel Einfühlungsvermögen verlangen, wenn verhandelt werden muss oder wenn fast jeder Anruf ein Einzelfall ist. Lena verhandelt nicht, stellt keine Diagnosen und gibt komplexe Fälle mit einer Zusammenfassung an Ihr Team weiter. Viele Betriebe kombinieren deshalb: Lena übernimmt die wiederkehrenden Anrufe, Ihr Team die anspruchsvollen.
Checkliste für Ihren Vergleich
- Anrufe pro Monat und durchschnittliche Dauer aus der Anrufliste ermitteln.
- Zeiten notieren, zu denen Anrufe eingehen, auch ausserhalb der Bürozeit.
- Bei jeder Offerte Grundgebühr, Kontingent, Mehrpreise und Zuschläge erfragen.
- Klären, wie das Ergebnis eines Anrufs bei Ihnen ankommt: Notiz, E-Mail oder Eintrag im System.
- Kündigungsfrist und Kosten für Anpassungen vergleichen.
- Selbst testen: Rufen Sie an und hören Sie, wie der Service klingt.